De scan vraagt gegevens op over de hardware, stuurprogramma's, software, processen en andere eigenschappen van het systeem. Standaard worden deze gegevens automatisch opgestuurd naar de ScanCircle server, maar u kunt ook kiezen voor de handmatige modus waarin u de opgevraagde gegevens eerst kunt inzien voordat u ze opstuurt. U kunt de gegevens ook opslaan en handmatig opsturen eventueel vanaf een ander apparaat. Hierdoor kunt u het ook gebruiken voor apparaten zonder werkende Internetverbinding.
De ScanCircle server analyseert de ontvangen gegevens en rapporteert eigenschappen die de ingestelde drempels overschrijden (bv. vrij werkgeheugen, vrije diskruimte, systeem klok afwijking) en andere eigenaardigheden (bv. ontbrekende stuurprogramma's, processen die opgestart zijn in een ongebruikelijke map). Het vergelijkt de gegevens ook met vele andere apparaten met hetzelfde besturingssysteem en geeft advies over nieuwe versies, ongewenste versies, weinigvoorkomende versies, enz. De adviezen zijn allemaal gecategoriseerd als kritiek (rood), aanbevolen (oranje), optioneel (blauw) of informatief (groen).
Na de scan kunt u er voor kiezen om het apparaat aan te melden voor de gratis notificatiedienst. Deze informeert u per e-mail over eventuele kritieke en aanbevolen punten die nog niet direct herkend werden en geeft periodiek informatie over nieuwe versies voor de programma's die bij u geïnstalleerd zijn (zodat u dat niet steeds zelf hoeft te controleren en processen kunt uitzetten die uw apparatuur vertragen omdat ze constant willen controleren of er updates zijn).